بایگانی بدون كاغذ

شاید به نظر خیلی از كاربران استفاده نكردن از كاغذ در بایگانی اسناد و مدارك توسط شركت‌ها و سازمان‌ها مسأله مهمی‌ نباشد، اما اگر سری به سازمان‌های بزرگ همچون سازمان تأمین اجتماعی، ثبت احوال و حتی روزنامه‌های كثیرالانتشار بزنید متوجه می‌شوید كه مصرف كاغذ در این سازمان‌ها چقدر زیاد است و به مرور زمان نیز بایگانی این كاغذها، دسترسی به نها و پیدا كردن یك سند خاص در میان حجم انبوهی از كاغذ، چقدر سخت و دشوار است!

اگر چنین ذهنیتی داشته باشید و هزینه‌های خرید و نگهداری كاغذ را نیز در نظر بگیرید، متوجه می‌شوید كه چرا این روزها در سراسر دنیا صحبت از بایگانی دیجیتال است و شركت‌های بزرگ هزینه‌های بسیار زیادی را صرف قطع سیستم بایگانی كاغذی و حركت به سوی بایگانی دیجیتال می‌كنند، چرا كه بازگشت سرمایه‌ای كه جهت راه‌اندازی این كار خرج می‌شود، تضمین شده است!

نرم‌افزارهای زیادی برای انجام این كار طراحی شده است كه هر یك قابلیت‌های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از این نرم‌افزارها نیز یك اتوماسیون هستند كه البته با توجه به امكاناتشان هزینه تهیه نها نیز افزایش می‌یابد. یكی از این نرم‌افزارها كه امكانات بسیار مناسبی را در خود جای داده است و می‌توان ن را به عنوان یك نرم‌افزار كامل به شمار رود، برنامه قدرتمند FileCenter است.

این نرم‌افزار با روش كار بسیار ساده، كاربران خانگی، شركت‌ها و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا بسادگی و در مدت زمانی كوتاه سیستم بایگانی كاغذی خود را به بایگانی دیجیتال عاری از كاغذ تبدیل كنند. به كمك این برنامه می‌توانید اسناد خود را بسرعت اسكن و نها را دسته‌بندی (رشیو) كنید و در نهایت نیز به مدیریت نها بپردازید.

كابینت‌های الكترونیك

اسكن و OCR هوشمند

اسكن سریع اسناد و تبدیل نها به فایل‌های قابل جستجوی PDF با یك كلیك ماوس، جداسازی و ذخیره‌سازی خودكار فایل‌های اسكن شده، تشخیص هوشمندانه متن موجود در تصاویر و استخراج متون به منظور ذخیره‌سازی به صورت فایل‌های الكترونیك متنی، در نرم‌افزارهای ویرایشگر متن همچون Word و... برخی امكانات بخش اسكن این نرم‌افزار است.

 نرم‌افزار فوق امكانات بسیار زیاد دیگری را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد كه برخی نها به اختصار عبارتند از:

* ذخیره مستقیم فایل‌ها در نرم‌افزار FileCenter

*ارائه پیش نمایش از فایل‌ها بدون نیاز به باز كردن نها

*جستجوی قدرتمند فایل‌ها با قابلیت جستجو درون محتوای فایل

*رمزنگاری و اشتراك‌گذاری امن فایل‌ها

*اسكن و تبدیل به نسخه‌های PDF قابل جستجو با یك كلیك

*اسكن مستقیم به نرم‌افزارهای ویرایشگر متن

*تركیب فایل‌های PDF با كشیدن و رها كردن

* تقسیم فایل‌های PDF بدون نیاز به باز كردن نها

*تبدیل هر نوع فایل به فرمت PDF

* جداسازی و ذخیره‌سازی خودكار فایل‌های اسكن شده

*سازماندهی فایل‌ها در كابینت‌های الكترونیك

* ارسال سان فایل‌ها به وسیله ایمیل

*رشیو خودكار ایمیل‌های اوت‌لوك در بایگانی دیجیتال شما

*سازماندهی خودكار فایل‌ها با توجه به مخاطبان اوت‌لوك شما

و...

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: